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今さら聞けないビジネスメールの基本マナー8箇条

気軽なイメージのあるメールですが、ビジネスシーンでのメールのやり取りにはもちろん、守るべき「マナー」があります。転職活動も最近ではメールでのやり取りが常識。友達同士のやり取り感覚で失敗しないためにも、企業へメールを送る前には「メールの基本マナー」を覚えておきましょう。

ビジネスメールを送るときの基本 8箇条!

ビジネスメールでは当たり前ともいえる基本のマナー。企業の採用担当者に聞くと、意外と社会人で失礼な人も少なくないそうです。社会人の常識ともいえる最低限のマナーなのでしっかり身につけておきましょう。

マナーその1:携帯メール、プライベート感の強いアドレスはNG!

ビジネスメールはPCで行うのが基本。転職活動においてもPCがおすすめですが、もし携帯でメールを送るなら、アドレスは必ずPCメールを使いましょう。特に、普段使っている携帯メールアドレスのアカウントが「◯◯_love_forever@〜」や「(-.-)zzz_yu--chan@〜」など、ビジネスシーンで不向きだと思われる場合は、思い切って転職活動用に新しいメールアドレスをつくりましょう。プライベートのメールと区別しやすいですし、大事なメールの見落としを避けられるメリットもあります。

簡単にアドレスを取得できるフリーメールはたくさんありますが、一番のおすすめはgmail。機能が充実していますし、企業側の印象も悪くありません。

マナーその2:件名には用件の内容と自分の名前を入れよう

ビジネスマンは1日に多くのメールを受け取ります。その中で埋もれずに、確実に読んでもらうようにするには、「件名」が重要になります。

まず、本文の内容を簡単にまとめた言葉を入れること。そして自分の所属と名前を書くこと。この2つができていれば、とりあえずは及第点です。さらに上を目指すなら、【】や[]などを使って、ひと目でわかりやすくしましょう。

件名の例文
【5月15日面接の件】キャンセルのご連絡/ 氏名
[お伺い]面接日程に関して(氏名)

マナーその3:宛名は必ず記入→自分の名前を名乗る→本題に入る

プライベートのやり取りでは宛名を省略することも多いですが、ビジネスメールでは、誰宛てのメールなのかを必ず最初に記入します。その後、自分の名前を名乗り、本題に入るのが基本の流れ。

メール例文

△△株式会社 人事部
●●●●様

◯◯の▲▲と申します。
先日はどうもありがとうございました。
本日は、××の件でご連絡いたしました。

〜〜〜

マナーその4:初めてのメールは「どこで知ったのか」を必ず書く

面識のない相手に初めてメールを送る場合、連絡先をどこで知ったのかをひと言添えましょう。メールアドレスは個人情報なので、なぜ知っているのかを書かないと怪しいですし、場合によってはスパムメールだと勘違いされる可能性もあります。ホームページなどで知った場合は、その旨を書けば問題ありません。

例文

「御社の●●様にご紹介いただきました◯◯商事の▲▲と申します」

「ホームページに記載のご連絡先にお送りさせていただきました」

マナーその5:本文はできるだけ手短に。改行も必須!

社会人は忙しいので、無駄に長すぎるメールだと読んでもらえません。また、改行のないメールも読みづらいため、全角30文字程度で改行も入れるようにしましょう。

場合によっては箇条書きも有効です。箇条書きに番号を振る際は、丸囲み数字などの機種依存文字を使用しないよう注意しましょう。重要なのは、「相手の立場に立って、読みやすく、かつ理解しやすいメールを心がける」こと。

例文

◯◯商事の▲▲と申します。
先日はお忙しい中お時間を割いていただき、ありがとうございました。
あれから3点ほど疑問点が出てきたため、メールをお送りした次第です。
お手すきの際にご回答いただけますと幸いです。
1.
2.
3.

マナーその6:署名を入れよう
本文中で名乗っていても、メールの最後には自分の名前を書くのがマナー。また、それが企業名+名前だけよりも、署名形式のほうがきちんとした印象を与えます。そして何より、相手側が「メールではなく電話等であなたに連絡を取りたい」と思ったときにも、手間がかからないので親切です。

内容はシンプルに「企業名」「名前」「電話番号」「メールアドレス」程度でかまいません。ソーシャルメディアのアカウントを入れてもかまいませんが、転職活動においてプライベートで使用しているものは入れないほうが良いです。署名は簡単につくれますので、プライベートと併用せず、ビジネス・転職活動用のものを用意しましょう。

マナーその7:送信ボタンを押す前に再確認!
「つい、うっかり」を防ぐために、送信ボタンを押す前に必ず「アドレス」と「件名」、「本文」を再確認しましょう。誤字・脱字をチェックできるのはもちろんですし、「違う企業の違う担当者相手にメールを送ってしまった」「名前を間違えて送ってしまった」等の、取り返しのつかないミスを防ぐ効果もあります。

一度送ってしまったメールは回収できません。送る前の再確認は徹底するようにしましょう。

マナーその8:メールはクイックレスポンスが好印象!
メールの返信にしても、相手へのお礼にしても、「できるだけすぐに書く」ことが大切です。可能であれば即日、厳しければ次の日の朝、どんなに忙しくても24時間以内には書くようにしましょう。

返信やお礼が早い人には好印象を持ちますが、丸1日以上経ってからメールを受け取っても「この人は熱意がないのかな」という印象になってしまいます。返事に時間がかかってしまうようなメールの場合は、「とりあえず読んだ」ということを伝えるだけでもかまいません。「確認いたしました。お時間がかかってしまい申し訳ありませんが、◯日までには対応させていただきます」とひと言添えて返信するだけで「この人はしっかりしているな」「信頼できるな」というイメージを与えることができます。

いかがでしたか?メールマナーの基本をチェックしたら、次は応用編でよくある失敗例をチェックしていきましょう!